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緊急連絡メールのメンテナンス  長池小学校PTA

19:00から、阪南町5丁目のMACOホールにて、お通夜に参列。

その後、長池小学校に戻り、緊急連絡メールのメンテナンスを行いました。先日、送信実験を行い、その結果、不達の人たちの原因を調べ、対応を行います。担当の女性役員さんが、不達の方のご自宅に一軒ずつ電話をして、迷惑メールフィルター設定の有無や、アドレス変更の有無などを確認していきます。今回は、委託会社のサーバーが変更になったため、送信元のアドレスが今までと異なります。その結果、いつもの送信テストよりも不達の方が多かったように思います。前のアドレスは指定受信リストに登録していたが、今回の新しいアドレスはリストに登録していないとか、アドレスは変更していないけれど、機種変更したために、自分では操作していないけれども迷惑メールフィルターがかかっていた、などの原因が考えられます。聞き取り調査をしても原因がわからなかった方には、サーバーに直接アクセスしていただき、再度ご自分のアドレスを登録していただくことになります。その操作の途中で、サーバーからメールが届かなければ、端末に何らかの原因があることになります。その場合には、端末を見せていただき設定を確認するか、ショップに持ち込んでいただいて、指定アドレスを必ず受け取ることができる設定に変更をしてもらう必要があります。

メールの一斉送信という仕組みは、いろいろと問題のあるシステムですが、現状ではこの方法が一番ベターと思われます。緊急時に、すべての家庭に一軒一軒電話をするのは現実的ではありませんし、伝言ゲーム形式だと全員に行き渡るまでに2~3日かかるでしょう。不達のご家庭が発生しないように、テスト送信し、メンテナンスをする。これの繰り返しを続けるしかありません。

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